Вставьте каждому пункту вес сортировки явно через Админка - Структура. У каждого пункта есть поле Сортировка. Чем меньше там число указано, тем выше всплывает пункт. Сейчас ничего не задано и они, скорее всего, становятся в порядке убывания id.
Как вариант 1. обновите админку до версии 2.1.2 2. включите опцию use_new_realty_grid в настройках 3. в приложения - редактор форм - grid manager установите поля для отображения и поставьте там галочку на Лотах. 4. теперь в списке в админке можно сортировать по лоту. Расширенный поиска пока не ищет по новым полям, будем думать это в новых версиях.